領収書を無くした場合の対処法についてです。
どうも、ファイナンシャルプランナーのシャチ公です。個人事業主をしていると、帳簿を付けるのに必要な領収書。でもその領収書、もらい忘れたり、もらったけど無くしてしまったりしたことはありませんか。かくいう私も、何度か領収書を紛失したことがあります。そこで今回は、個人事業主が経費を落とすために、領収書を無くした場合の対処法について詳しく解説したいと思います。
経費に領収書は必須？
個人で事業を営んでいる個人事業主には、経費が認められています。売上からそれら経費を差し引いたものが所得とみなされるので、税金を少なくするためにも経費を有効活用するという個人事業主の人も少なくないでしょう。経費には業務に関わるものであることなどの条件がありますが、支出の証明をするために領収書をもらっておく必要があります。これがないと、業務に関わるものであったかどうかなどの証明ができなくなってしまいます。
なお、確定申告の時に領収書を提出することはありませんが、白色申告者の場合で5年間、青色申告者の場合で7年間の保存義務があります。税務調査などで提出を求められた際に、速やかに出せるように保管しておく必要があります。ちなみに、領収書出なくても、日付や金額、支払先などが分かれば良いので、レシートでも問題ありません。
領収書が出ない場合はどうする？
領収書を紛失した場合の例を見る前に、そもそも領収書が出ない場合はどうすれば良いのか見ていきましょう。領収書が出ないケースとは、主に、取引先へのご祝儀や自動販売機などが挙げられます。また、お手伝いに支払う報酬や食券などのお店も領収書が出ないことがありますね。このようなケースでは、必ずしも無理に領収書をもらう必要はなく、詳細を帳簿に記載しておけば問題ありません。使途不明だと困る訳ですが、以下の点を詳細に記録しておき、偽りがないことを断言できれば大丈夫です。
・支払日
・金額
・支払先
・支払内容
なお、これを記録しておくだけでは心配、だという場合には、後に紹介する紛失の場合と同じく「出金伝票」を切るという方法もあります。これについては後の項目で詳しく解説します。
領収書を紛失したらどうする？
領収書をもらったは良いけど、どこかにいってしまったり無くしてしまったりした場合は、原則として「出金伝票」を書いて対応しましょう。出金伝票とは、現金を相手に支払う際に用いる伝票のことで、今回のように領収書の代わりとしても重宝します。個人事業主であるなら、必ず常備しておきたい伝票でもあります。
ただし、この出金伝票はあくまで、領収書やレシートがもらえない・紛失したなどのやむを得ない事情があるときに限ります。出金伝票があまりに便利だからと言って、経費をむやみに計上してはいけません。領収書の紛失のほかにも、領収書自体に誤りがあったケースや領収書の印字が消えかかっているケースなどでも使用できます。
出金伝票の書き方
そんな出金伝票ですが、いざというときに困らないように、書き方を覚えておくと良いでしょう。とはいえ、記載する部分は5ヶ所のみで、帳簿を付けるよりも簡単です。以下の点を記載すれば、出金伝票を切ることができます。
・日付：支払いを行った日付を記載します
・支払先：支払いをした店舗や会社の名前を記載します
・勘定科目：帳簿と合わせてどんな科目にお金をかけたのかを記載します
・摘要：具体的な内容を記載します
・金額：支払った金額を記載します
これらを記入したら、あとは領収書と同様に扱うことができます。領収書を無くした時などには重宝するので、ぜひ書き方を覚えておきましょう。
以上、個人事業主が経費を落とすときに、領収書を無くした場合の対応について詳しく解説しました。領収書が無くなったからと言って焦る必要はないことがお分かりいただけたかと思います。ぜひ、参考にしてみてくださいね。また、当ブログでは他にも個人事業主向けの記事やお金にまつわる記事を多くアップしています。ぜひ合わせてご覧になっていってくださいね！