ＰＤＣＡサイクルをうまく回すコツは？　重要なのは「Ｃ」と観分判

PDCAサイクルをうまく回すコツを紹介します。

どうも、ファイナンシャルプランナーのシャチ公です。今回は、よくビジネスの世界で使われる「PDCAサイクル」というもに焦点を当てていきます。社会人の中には、PDCAサイクルをうまく回せ！と指示されている人もいることでしょう。どうすればうまくPDCAサイクルを回せるのか、コツを紹介したいと思います。

 

ＰＤＣＡサイクルとは？

PDCAサイクルとは、ビジネスをする上で欠かせない、業務改善の考え方です。日本で、統計学者エドワーズ・デミングが講演を行ったのが発端とされており、その後日本を中心に定着した考え方と言われています。PDCAとは、それぞれ以下の流れの頭文字をとったものです。

P：Plan（計画）・・・業務の計画

D：Do（実行）・・・計画の実行

C：Check（評価）・・・実行結果を検証

A：Act（改善）・・・改善行動

なお、AはActionと言われることもあります。また、CについてはStudyが使われ、PDSAサイクルとして使われることもあります。いずれにしても、この４つの行動を繰り返すことによって、物事をより良いものにしていく、というのがPDCAサイクルの考え方です。継続的に業務を遂行するのに有効です。企業の中には、この考え方を従業員に徹底させているところもあり、とりわけ品質管理の分野で活用されています。

 

 

ＰＤＣＡサイクルは時代遅れ？

PDCAサイクルは、いまや業種を問わずあらゆる場面で使われている考え方です。一方、PDCAサイクルは時代遅れだ！という考え方も存在します。その考え方の根幹をなしているのが「致命的なスピードの遅さ」です。日本人は、このPDCAサイクルの順番を忠実に守ろうとして、計画段階や検証で多くの時間を使うといわれています。これが、日本の業務の遅さや実行の遅滞につながるというわけです。確かにそのような一面もありますし、私が個人的に思うに「できる人というのはこのPDCAサイクルを頭の中で自動的にやっているもの」と思います。わざわざ立派なPDCAサイクルシートを作って、その作成に時間をかけたり、手順にこだわって、かえって業務スピードを遅くすることのないように十分注意することが大切です。

PDCAサイクルを意識することの重要性は、私は「CとAの存在を思い出させる」ことにあると思っています。業務を行うと、当然、計画と実行は誰しもが行う訳ですが、その後の評価や検証というのは忘れがちになりますよね。そのようないわゆる「反省」を行わないと、次の行動に活かすことができません。それを思い出させるための考え方が、PDCAサイクルだと思うのです。また長い間ずっと同じ方式で続けられてきて効率の悪い業務に対しても、定期的にPDCAサイクルを取り入れ、検証と改善のメスを入れるというのも有用です。手順に細かくこだわる必要はなく、「CとAをしっかり行おう！」と考えることが重要なのではないでしょうか。

 

 

ＰＤＣＡサイクルをうまく回すコツ

ビジネスの様々な場面で活用されるPDCAサイクルですが、どのように考えていけばうまくサイクルを回すことができるでしょうか。今回は、PDCAサイクルをうまく回すための考え方をいくつか紹介します。

 

・最重要なのは「Ｃ」

先ほども説明した通り、PDCAサイクルのうち、P（計画）とD（実行）までは誰もが達成できます。しかし、業務を改善するうえで最重要なのが次の「C（評価）」です。このCは、Checkからくる言葉ですが、「検証」や「反省」と言い換えても良いでしょう。この手順を忘れると、いつまで経っても改善されない業務が繰り返されることになります。Cをきちんと行うことで、業務は改善され、より効率の良い仕事を達成することができます。また、何がいけなかったのか、どうすれば業務の効率がアップするのか、といった問題解決にもつながりやすいので、PDCAサイクルを回す上では最も重要な段階といえます。

 

・常に目的と問題意識を持つ

PDCAサイクルを回すことに意識が行くあまり、自分は何をやっているのかと目的や目標を見失うのが最も恐ろしいことです。PDCAサイクルをうまく回すことで得られるのは「継続的な業務の改善」です。要するに、PDCAサイクルを使う理由は「業務をより良くする」ためです。PDCAサイクルのやり方にとらわれるあまり、この目的から脱線してしまっては元も子もありません。また、業務改善をする上で重要なのが「問題意識」です。どこに問題があり、どう解決すれば業務はよりよくなるのか、という意識を常に持つことが、PDCAサイクルをうまく回すコツといえます。

 

・観分判を取り入れて

PDCAサイクルをうまく回すには、業務改善が目的であることを忘れないようにすることと、問題意識を持つことが大切ということを書きました。慣れてくれば自然と頭で出来るようになりますが、それまではPDCAサイクルをノートに書くなどして意識的に実践することが必要です。また、問題意識を持つのが苦手であったり、問題解決するのが難しかったりする場合には、ぜひ「観分判」を試してみてください。観分判とは、観察・分析・判断をまとめたもので、問題にぶつかった時にそれを解決するための手法の一つです。PDCAサイクルでいうところの「C｣に該当し、問題にぶつかった時に極めて有用な考え方です。観分判の手法については、過去の記事が詳しいのでぜひそちらをご覧ください。

 

以上、PDCAサイクルをうまく回すコツについて紹介しました。時代遅れだといわれることもあるPDCAサイクルですが、業務を「やりっぱなし」にならないためには有用な考え方です。私が以前紹介した観分判を一緒に行うことで効果も高めることができるので、ぜひ実践してみてくださいね。当ブログでは、ほかにもビジネスマンに役立つ情報やお金にまつわる記事を多くアップしています。ぜひ合わせてご覧になってくださいね。

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